Conditions Générales de Prestations de Services événementiel

PRÉAMBULE

Les présentes conditions générales de prestation de services s’appliquent aux activités d’organisation et de planification d’évènements ainsi que ses activités de scénographie et décoration d’évènements fournies par l’agence VTO Voyages sous sa marque MBF Evénementiel, (« MBF Evénementiel by VTO » ou « l’agence ») à l’attention des particuliers, des associations ainsi que des entreprises et collectivités locales. Les services et prestations proposés par MBF Evènementiel by VTO sont les suivants :

Séminaire, team building, inauguration, anniversaire d’entreprise, incentive, garden party, workshop, soirée d’entreprise, conférences, meeting, et toute opération de communication événementielle et marketing.
La mise en place et/ou location d’animations événementielles (challenges, stands, jeux, artistes, …)
La création et/ou mise en place et/ou location de décors événementiels thématiques ou de stands d’exposition marketing
La gestion et/ou mise en place de prestations annexes (hébergement, restauration, technique, signalétique, personnel etc.)

ARTICLE 1 – Définitions

Le terme « Client » désigne toute personne physique ou morale qui passe commande auprès de MBF Evènementiel by VTO ci-après dénommée également « l’agence ». L’« évènement » correspond à toute manifestation que le Client souhaite organiser, célébrer, créer ou mettre en œuvre. Le « contrat d’organisation d’évènement» est le document matérialisant l’accord des parties sur le devis élaboré par l’agence et mentionnant les caractéristiques de «l’évènement» et comportant les conditions particulières de la prestation de services fournie par l’agence. La commande du Client précise les caractéristiques de l’évènement détaillé dans le « bon de commande » joint au « contrat d’organisation d’évènement ».

ARTICLE 2 – Champ d’application

Les présentes Conditions Générales s’appliquent à toutes les commandes confirmées auprès de l’agence MBF Evènementiel by VTO. Elles sont adressées au Client en même temps que le devis. En cas de contradiction entre des dispositions des Conditions particulières figurant au devis signé par le Client et celles figurant aux présentes Conditions Générales, les dispositions du devis prévaudront.

Pour certains événements, l’agence pourra également imposer les conditions générales de ses partenaires qui devront également être appliquées, notamment pour les frais d’annulation. L’agence enverra dans ce cas au client le détail de ces conditions en complément du devis.

Lorsque l’événement comprend des prestations touristiques annexes – hébergement et/ou transport – le Client est informé et accepte les Conditions Particulières de Vente (CPV) spécifiques qui lui seront communiquées par l’agence, dont les dispositions complèteront les présentes CGV.

ARTICLE 3 – Commande / Contrat

3.1 La commande est définitive et irrévocable à compter de la conclusion du contrat matérialisé par la signature du devis par le Client ou son éventuel mandataire autorisé et qui entraîne acceptation pure et simple des présentes Conditions Générales. 3.2 Si toutefois, le contrat devait être conclu à distance, c’est à dire sans présence physique simultanée des parties, le devis envoyé par l’agence par e-mail sur la base du « bon de commande » complété par le Client, matérialise la conclusion du contrat lorsque le Client envoie à l’Organisateur un mail d’acceptation du devis. Le Client dispose d’un délai de 14 (quatorze) jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier des motifs ni à payer de pénalités sous la réserve du paragraphe suivant. 3.3 En application des dispositions de l’article L. 221-28-1° du Code de la consommation, applicables aux contrats de prestation de services, le Client peut renoncer au délai de rétractation susvisé et accepter que l’exécution de la prestation commence avant l’expiration du dudit délai. Dès lors que le Client accepte que l’exécution de la prestation commence avant l’expiration du délai de réflexion, il renonce à son droit de rétractation. 3.4 La commande devra être accompagnée du règlement ou d’un acompte sur le montant global de la commande (cf. Article 6). A défaut de règlement, l’agence considèrera que le Client annule le contrat et ne procèdera pas aux réservations nécessaires à l’exécution du contrat. 3.5 L’agence se réserve le droit de ne pas accepter une commande qui ne serait pas conforme aux lois et règlements, à la morale et aux bonnes mœurs et en informera le Client. 3.6 Le « bon de commande » peut être complété à tout moment à la demande du Client si sa demande évolue par rapport au devis préalablement acceptée.

ARTICLE 4 – Honoraires

4.1 L’agence MBF Evènementiel by VTO percevra au titre de sa prestation, des honoraires d’intervention indiqués dans le devis et le contrat.
Ces honoraires sont valables uniquement pour l’organisation d’un évènement se situant dans un rayon de 30 km du siège de l’agence.

Dans le cadre d’une prestation en dehors de cette zone géographique, des frais de déplacement et éventuellement d’hébergement seront indiqués en sus avec l’accord du Client. Ils sont forfaitaires mais sont susceptibles d’être augmentés selon la charge de travail induite par la modification du cahier des charges.

Le Client apprécie les propositions de l’agence et peut les accepter en l’état, en demander la modification sous réserve des délais nécessaires à la réalisation de l’évènement, ou refuser l’ensemble du projet sans avoir à en préciser les motifs.

4.2 Les frais non-inclus dans les honoraires de l’agence sont définis ci-dessous :

– Les frais de déplacement au-delà d’un rayon de 30 km du siège de l’agence inclus dans les honoraires (0,70€/km supplémentaire).
– Les frais d’hébergement raisonnables, si l’évènement a lieu au-delà d’un rayon de 30 km du siège de l’agence.
– Les frais de restauration raisonnables des préposés de l’agence le jour de l’événement.

ARTICLE 5 – Modalités de paiement

5.1 La facturation et le règlement des services et/ou prestations réalisés par MBF Evènementiel by VTO, seront effectués selon les étapes suivantes, sauf convention expresse différente entre les Parties :

Organisation d’évènements :

Premier acompte de 50% du prix total à la signature du contrat.

Solde soit 50% du prix total à réception de la facture émise après l’évènement.

Lorsque la signature du contrat intervient à 90 jours ou moins du début de l’évènement : premier acompte de 60% du prix total lors de la signature du contrat et solde de 40% à payer 30 jours avant l’évènement.

A moins de 30 jours de l’évènement : règlement de l’intégralité du prix.

Le Client sera responsable du paiement de toutes dépenses non liées au contrat (frais liés au vol, remplacement ou détérioration du matériel…) encourues par lui ou par ses invités.

A la fin de la prestation, en cas de surcoût, MBF Evènementiel by VTO calculera le prix effectivement dû et enverra une facture au Client mentionnant ce supplément en plus du prix de base. Le Client devra payer le solde des sommes dues (après avoir pris en compte les paiements anticipés et les acomptes versés) à réception de la facture.

A défaut de versement du premier acompte ou de l’acompte unique, l’agence ne garantit pas la disponibilité des prestations et/ou intervenants avec lesquels le devis a été chiffré.

Événements avec prestations d’hébergement et/ou de transport

Premier acompte de 40%

Deuxième acompte de 40% 2 mois avant l’événement

Solde de 20% 10 jours avant l’événement

Lorsque la signature du contrat intervient à 30 jours ou moins du début de l’évènement, le premier acompte est fixé à 80% du prix total lors de la signature du contrat. Le solde de 20% devra être versé 10 jours avant l’évènement.

Exception : Selon le prestataire hébergement et/ou de la restauration et/ou transport, il est possible que ses conditions générales de vente imposent une facturation globale 100% avant l’événement. Dans ce cas le client sera informé au préalable de ces conditions spécifiques pour être acceptées et procéder au règlement nécessaire de la facture.

5.2 Aucun escompte n’est pratiqué en cas de paiement anticipé ou comptant.

5.3 Le règlement des services et/ou prestations s’effectue exclusivement en Euros, soit par virement aux coordonnées bancaires figurant sur le devis, soit par chèque libellé à l’ordre de : VTO VOYAGES.

ARTICLE 6 – Délai de paiement

Sauf disposition contraire prévue au contrat, les factures sont payables au comptant, à réception de chaque facture par le Client. En cas de désaccord sur une partie des factures, le Client s’oblige à payer sans retard les parties non contestées et à indiquer sous 5 (cinq) jours ouvrables et par lettre recommandée avec accusé de réception à l’agence, le motif de la contestation. A défaut de réclamation, le Client se voit appliquer des pénalités de retard sur les montants restants dus conformément à l’article 7 des présentes Conditions Générales.

ARTICLE 7 – Pénalités de retard

Tout retard de paiement donnera lieu de plein droit au profit de l’agence MBF Evènementiel by VTO et sans mise en demeure préalable, à des pénalités de retard d’un montant égal au taux d’intérêt (taux en % ou appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage (taux maximum autorisé) et d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 euros (article D.441-5, Code de Commerce). Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, l’agence peut demander une indemnisation complémentaire, sur justification (article L.441-10 Code de Commerce) »

ARTICLE 8 – Résolution du contrat

Si dans les 7 (sept) jours ouvrés qui suivent une relance par lettre recommandée avec accusé de réception pour un retard de paiement, le Client ne s’est pas acquitté des sommes restant dues, la prestation est résolue de plein droit et la société MBF Evènementiel by VTO est dégagée immédiatement de toutes obligations envers le Client. Le délai précité court à partir de la première présentation de la lettre recommandée.

ARTICLE 9 – Obligations de l’agence

L’agence met en œuvre tous les moyens qu’elle juge nécessaires et suffisants pour satisfaire ses clients, dans la limite des services contractualisés avec obligation de moyens définis à l’article 1 des présentes. L’agence effectuera les réservations fermes avec son ou ses prestataires après réception et encaissement effectif du premier acompte ou de l’acompte unique tels que définis à l’article 5 des présentes. En cas d’indisponibilité, pour la date souhaitée, du ou des prestataires en raison dû au délai séparant la réalisation du devis de l’encaissement de l’acompte, l’agence fera son possible pour proposer au Client un ou plusieurs prestataires équivalents ou similaires pour les services contractualisés. Cette nouvelle proposition de l’agence n’engage en aucun cas le Client qui est libre de l’accepter ou non. En cas d’acceptation de la nouvelle proposition par le Client, la relation entre l’agence et le Client se poursuit dans les conditions des présentes CGV et sans modification du contrat initial. En cas de refus de la nouvelle proposition, le ou les acomptes sont remboursés au Client dans les 30 jours, à compter de la réception par l’agence du refus écrit de ladite proposition. Sur demande du Client par mail ou par téléphone, MBF Evènementiel by VTO réalise un premier rendez-vous libre de tout engagement financier du Client. Lors de ce premier rendez-vous, l’agence listera les demandes du Client éventuellement compilées dans un cahier des charges établi par le Client et accepté par l’agence. L’agence tiendra informé le Client de l’évolution de son dossier et lui fournira les descriptifs des prestations sélectionnées. L’agence s’engage à ne pas divulguer les informations fournies par le Client qui seront tenues pour confidentielles. Toute information recueillie dans le cadre de l’établissement du cahier des charges pourra être communiquée aux partenaires prestataires de la société qui seront tenus aux mêmes règles de confidentialité.

ARTICLE 10 – Obligations du client

Le Client s’engage à ne pas dissimuler d’informations à l’agence , prestataires ou intervenants, dissimulation qui serait de nature à retarder, entraver, contrarier, ou même désorganiser le projet et sa réalisation. Le Client fera en sorte de faciliter l’accès aux informations dont l’agence aurait besoin dans le cadre de sa mission.

Le Client s’oblige à respecter et à accomplir les conditions particulières de tel(s) ou tel(s) prestataire(s) sélectionné(s) et en particulier à régler tout cautionnement ou garantie qui s’avèrerait nécessaire avant le parfait règlement de l’intégralité des sommes dues.

Le Client, ayant la capacité et le pouvoir d’accepter ou de refuser les conseils prodigués, a obligation de les faire siens à partir de la contractualisation avec un ou plusieurs prestataires. Le Client s’engage à ne pas intervenir directement, avant, pendant et après l’événement, auprès des fournisseurs, sous-traitants, artistes, personnels et collaborateurs de l’agence.

Le Client s’engage, s’il ne donnait pas suite aux devis proposés par l’agence, à ne pas les communiquer à une société tierce concurrente de MBF Evénementiel by VTO.

ARTICLE 11 – Modification par le client

Evénement incluant du transport : Toute modification de date de voyage, parcours ou vol pour un ou plusieurs participants entraine une nouvelle négociation. Néanmoins, il ne sera pas possible de modifier le nom d’un participant après l’émission des billets de transport. La liste nominative des participants devra être transmise à l’agence au plus tard 30 jours avant le départ. Dans tous les cas, le nombre final de participants facturé ne sera pas inférieur à 90% du nombre précisé sur le contrat initial. a) Si dans les 90 jours qui précèdent le début de l’événement le client souhaite réduire le nombre de participants ou modifier le voyage, MBF Evènementiel by VTO pourra lui facturer le prix de la prestation prévu initialement sur ledit contrat. b) Si dans les 90 jours qui précèdent le début de l’événement le Client souhaite augmenter le nombre de participants, MBF Evènementiel by VTO fera son possible pour fournir les services nécessaires en fonction des disponibilités et augmentera le prix de l’événement en conséquence. MBF Evènementiel by VTO ne sera pas responsable si elle ne peut fournir ces services supplémentaires. Evénement incluant de l’hébergement et/ou de la restauration ou Evénement uniquement événementiel a) Si dans les 30 jours ouvrés qui précèdent le début de l’événement, le client souhaite réduire le nombre de participants, le nombre ou type de prestations, ou la durée de l’événement prévu(e) initialement sur le contrat, MBF Evènementiel by VTO pourra lui facturer le prix de la prestation prévu initialement sur ledit contrat. Dans tous les cas, le nombre final de participants facturé ne sera pas inférieur à « 90% du nombre précisé sur le contrat initial ». b) Si dans les 30 jours qui précèdent le début de l’événement le Client souhaite augmenter le nombre de participants, le nombre ou type de prestations, ou la durée de l’événement prévu(e) initialement sur le contrat, MBF Evènementiel by VTO fera son possible pour fournir les services nécessaires en fonction des disponibilités et pourra augmenter ses coûts en conséquence. MBF Evènementiel by VTO ne sera pas responsable si elle ne peut fournir ces services supplémentaires.

ARTICLE 12 – Conditions d’annulation

12.2 Annulation du fait du Client :

Sauf accord spécial, si le Client annule la réservation ou résilie le présent contrat avant l’opération, MBF Evènementiel by VTO conservera les acomptes versés quel que soit le motif de cette annulation, à titre d’indemnité contractuelle irréductible de résiliation du contrat.

Par ailleurs en cas d’annulation de la part du Client, ce dernier devra payer à MBF Evènementiel by VTO, au titre de faculté de dédit, les frais d’annulation suivants :

– Entre la date de signature du contrat et 30 jours ouvrés avant la date de début de l’évènement, 80 % du montant total de la prestation seront dus à MBF Evènementiel by VTO.
– Moins de 30 jours ouvrés avant l’évènement, la totalité du montant de la prestation sera due à MBF Evènementiel by VTO
– Dans le cadre d’un événement nécessitant du transport, en cas d’annulation quel que soit sa date, si un billet de transport est émis il est non-remboursable.

12.3 Annulation du fait de l’agence : en cas d’annulation par MBF Evènementiel by VTO d’une ou de plusieurs prestations prévues au contrat en raison d’une contrainte extérieure, MBF Evènementiel by VTO procèdera au remboursement desdites prestations ou proposera des prestations de remplacement avec l’accord du Client.

L’agence ne saurait être tenue pour responsable des retards dans l’organisation dus à des cas de force majeure (cf. Article 15).

ARTICLE 13 – Assurances

Le Client déclare et garantit avoir la pleine capacité juridique lui permettant de s’engager au titre du contrat. Le Client a obligation d’être titulaire en son nom propre ou par délégation d’une assurance responsabilité civile ou professionnelle en cours de validité.
En conséquence, le Client s’engage à renoncer et à faire renoncer ses participants ou ses assureurs à tout recours à l’encontre de la société MBF Evènementiel by VTO en cas de survenance de l’un des quelconques évènements cités dans l’article 14 des présentes.
MBF Evènementiel by VTO conseille vivement au Client de se rapprocher de son courtier/agent et/ou assureur afin d’étudier avec lui la validité de son assurance responsabilité civile et la nécessité éventuelle de souscrire une assurance complémentaire concernant l’évènement.

Dans le cadre de son activité, MBF Evènementiel by VTO souscrit à une assurance Responsabilité Civile professionnelle couvrant les incidents éventuels dont MBF Evènementiel by VTO serait directement responsable (matériel ou personnel mis en cause).
Néanmoins, le client est libre de souscrire auprès de la compagnie de son choix à une assurance complémentaire (assistance, prévoyance, annulation etc.) pour couvrir tout incident dont ses participants ou représentants seraient directement responsables.

ARTICLE 13 – Assurances

ARTICLE 14 – Responsabilités

14.1 La responsabilité de chacune des Parties est limitée aux engagements souscrits par elle aux termes du contrat. En conséquence, la responsabilité de la société ne peut notamment pas être engagée en cas de préjudices directs ou indirects liés à l’intervention d’un ou plusieurs prestataires tiers au contrat. La responsabilité de l’agence ne peut être engagée en cas de non-exécution ou de retard dans l’exécution de l’une de ses obligations prévues au contrat si l’inexécution ou le retard constaté découle d’un cas fortuit ou de force majeure tels que définis à l’article 15 des présentes. 14.2 Le Client est responsable de tout dommage direct ou indirect, que lui-même ou les participants pourraient causer au cours de la manifestation. MBF Evènementiel by VTO décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vols, dégradation…) affectant les biens de toute nature (effets personnels, matériels…) apportés par le Client ou appartenant aux participants, quel que soit l’endroit où les biens sont entreposés (parking, salons…). Le Client s’engage à utiliser le matériel mis à disposition par l’agence pour sa destination usuelle et à ne rien faire ou laisser faire qui le détériore. Le matériel détérioré sera alors facturé au client pour sa valeur de remplacement à neuf, augmenté d’une indemnité destinée à couvrir le délai d’indisponibilité du matériel. 14.3 Dans le cadre des prestations fournies par l’agence et concernant la mise en relation entre le Client et les différents prestataires, pour laquelle MBF Evènementiel by VTO agit à titre de mandataire, celle-ci ne pourra être tenue pour responsable des préjudices directs ou indirects liés à l’exécution de la (des) prestation(s) fournie(s) par le(s) prestataire(s) concerné(s), lequel (lesquels) est (sont) seul(s) responsable(s) vis-à-vis du Client. MBF Evènementiel by VTO ne sera pas tenue responsable en cas d’annulation par l’un des prestataires de l’évènement ou en cas de réclamation concernant la qualité de la prestation choisie par le Client, ou enfin concernant son tarif. Toute prestation interrompue ou consommée du fait du Client pour quelque cause que ce soit, ne donnera lieu à aucun remboursement.

ARTICLE 15 – Force majeure

Est un cas de force majeure ou un cas fortuit l’événement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, au sens de l’article 1218 du Code Civil. Notamment mais non-limitativement les actes de puissance publique, les hostilités, les guerres, les émeutes, le Fait du prince, les catastrophes naturelles, les incendies, les inondations, les épidémies et pandémies, les intempéries aux conséquences exceptionnelles, les grèves totales ou partielles entravant l’activité de l’agence ou de l’un de ses fournisseurs, sous-traitants ou transporteurs ainsi que les avaries, les défaillances ou les retards d’un ou plusieurs prestataires, le blocage des télécommunications, le blocage d’Internet, la panne du matériel diffusant le service, l’interruption des transports, de la fourniture d’énergie, de matières premières, etc… La partie invoquant un évènement de force majeure devra notifier à l’autre partie le commencement et la fin de cet évènement dès qu’elle en a connaissance et au plus tard dans un délai de 1 (un) jour ouvré, sans quoi elle ne pourra être déchargée de sa responsabilité.

ARTICLE 16 – Propriété intellectuelle ; droit d’auteur

Les présentes conditions générales concernant les prestations comprises dans le contrat ne sauraient entraîner une quelconque cession de droits de propriété intellectuelle pouvant être mise en œuvre au titre de la prestation commandée. Si après la rupture éventuelle du contrat ou la non-confirmation du devis remis par l’agence, le Client venait à réaliser ou faire réaliser l’événement selon les caractéristiques identiques à celles recommandées par MBF Evènementiel by VTO, une pénalité égale à 50% du projet copié serait due à̀ l’agence, en réparation de l’atteinte à ses droits d’auteur.

ARTICLE 17 – Données personnelles et droit à l’image

17.1. MBF Evènementiel by VTO s’engage à traiter ou à faire traiter par ses prestataires les données personnelles du Client dans le respect des dispositions du Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 dit RGPD et à ne les communiquer à des tiers que dans le strict cadre de l’exécution du contrat. Les données personnelles peuvent être partagées avec des sociétés tierces, dans les cas suivants : – si la loi l’exige, MBF Evènementiel by VTO peut effectuer la transmission de données pour donner suite aux réclamations présentées contre elle et se conformer aux procédures administratives et judiciaires ; – si MBF Evènementiel by VTO est impliquée dans une opération de fusion, acquisition, cession d’actifs ou procédure de redressement judiciaire, elle pourra être amenée à céder ou partager tout ou partie de ses actifs, y compris les données à caractère personnel. Dans ce cas, les Utilisateurs seraient informés, avant que les données à caractère personnel ne soient transférées à une tierce partie. En application du Règlement 2016/679 du 27 avril 2016, le client dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition et d’effacement au traitement de ses données, d’opposition au profilage, de limitation du traitement, de portabilité, relatif aux données le concernant et peut retirer son consentement au traitement en adressant une demande de la manière suivante : Soit par courrier : à l’adresse 27 avenue de Vabre, BP 23412 12034 RODEZ Soit par email : à l’adresse email MBF Evenementiel : agence@mbf-evenementiel.com Afin de permettre à MBF Evènementiel by VTO d’y satisfaire, chaque demande doit être accompagnée des éléments nécessaires à l’identification de l’expéditeur : nom, prénom, e-mail et adresse postale. 17.2. A titre de références et d’actions publicitaires, l’agence est autorisée à reproduire ou diffuser tout ou partie de données de l’événement sur son site internet ou sur tout autre support de communication dont elle pourrait faire usage ; en particulier la dénomination sociale du client ou commerciale du client, le logo ou de la marque du client, les reportages photographiques et vidéos, les témoignages écrits ou audio. Le client déclare avoir recueilli les autorisations expresses des tiers figurant dans les données de l’événement, notamment celles des parents ou tuteurs pour les mineurs, et dégager ainsi l’agence de tout recours de tiers à son encontre visant à interdire la publication de données de l’événement ou à demander des dommages et intérêts. Par ailleurs, dans le cadre de l’utilisation et de la diffusion par le client de photos, vidéos, extraits écrits ou audio issus de l’événement dont l’organisation a été confiée à l’agence, le client s’engage à indiquer systématiquement la mention « Organisation : MBF Evènementiel by VTO ».

ARTICLE 18 – Réclamations et litiges

Les présentes Conditions Générales sont soumises au droit français. Toute contestation ou réclamation ne pourra être prise en considération que si elle est formulée par écrit et adressé au siège de la société MBF Evènementiel by VTO, dans un délai de 8 (huit) jours maximum après la fin de la manifestation. Tout litige ou contestation sera soumis à la seule compétence des juridictions situées dans le ressort du Tribunal de Commerce de RODEZ. MBF Evénementiel by VTO 2023 ©

CONDITIONS PARTICULIERES DE VENTE 
RESERVEES AUX GROUPES

MBF Evènementiel by VTO est une marque de la SASU VTO VOYAGES qui est une agence de voyages dont le siège social est situé 27 avenue de Vabre – BP 23 412, 12 034 RODEZ. RCS 35270523000071. A la lecture de ce document, l’agence VTO VOYAGES est identifiée sous sa marque MBF Evènementiel by VTO. L’agence de voyages MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO est une société par actions simplifiée au capital de 7241,33 euros, immatriculée au RCS de Rodez sous le numéro 352 705 230. Son siège social est situé avenue de Vabre -12000 Rodez. Tél : 05 65 77 22 77 – Fax : 05 65 78 06 88 Mail : contact@mbf-evenementiel.com Immatriculation Atout France n° IM 012 11 0004 Garant financier : Son rôle est de garantir la totalité des fonds déposés par les clients en cas de défaillance financière de l’Agence, qui est garantie par GROUPAMA Assurance-crédit & Caution, 8/10 rue d’Astorg, 75008 Paris – N° de contrat : 4000714282/1 Assureur de responsabilité civile : Il intervient aux côtés ou à la place de l’Agence en cas de mise en cause de sa responsabilité ou de faute, erreur ou omission dans l’offre ou l’exécution des services de voyage, préjudiciable au voyageur. L’agence est assurée par : ALLIANZ IARD, 81033 – 5C Esplanade Charles de Gaulle – 33081 Bordeaux Cedex – N° de contrat : 62505867

Préambule :

Les Conditions Particulières de Vente qui suivent définissent les conditions d’achat de prestations touristiques par les établissements scolaires auprès de MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO en agence, par mail ou par téléphone. Elles sont également publiées sur son site www.vtovoyages.com à titre d’information. Elles sont portées à la connaissance de la personne concluant le contrat (le Client) avant tout engagement de sa part pour lui-même et les autres voyageurs inscrits au contrat et complètent l’information préalable visée à l’article R.211-4 du Code du Tourisme, outre les fiches descriptives des Prestations et dans certains cas, les Conditions particulières de paiement et d’annulation notamment, spécifiques à certains produits et prestations. Dans cette dernière hypothèse, les Conditions spécifiques signalées sur le descriptif préalable du produit prévaudront sur le texte des présentes Conditions Particulières de Vente. L’information préalable prévue à l’article R. 211-4 du Code du Tourisme peut être modifiée après publication et consultation par les voyageurs, notamment quant aux caractéristiques principales des services de voyage (notamment les conditions de transport et au déroulement du séjour et de l’hébergement), au prix, aux modalités de paiement, au nombre minimal de personne éventuellement requis pour la réalisation du voyage, aux conditions d’annulation par le Client, conformément aux article R. 211-5 et L. 211-9. Le Client en sera informé de manière claire, compréhensible et apparente avant la conclusion du contrat de voyage. En validant le contrat, le Client confirme qu’il a pris connaissance des présentes Conditions ainsi que des descriptifs plus spécifiques des prestations choisies. Le défaut d’acceptation des Conditions par le Client aura pour effet l’impossibilité de poursuivre sa réservation. Les présentes Conditions Particulières de Vente sont communiquées au Client avant la conclusion de son contrat dans leur dernière version en vigueur.

1. INSCRIPTION

A – Toute inscription devient définitive dès la conclusion du contrat qui définit un échéancier de paiement. Le paiement du solde du voyage doit être effectué au plus tard 30 jours avant la date de départ. Le Client n’ayant pas versé le solde à cette date est considéré comme ayant annulé son voyage. Pour les commandes intervenant moins d’un mois avant le départ ainsi que pour les voyages d’un jour, le règlement intégral du prix est exigé au moment de l’inscription. B – Nos factures sont réputées payables au comptant dès réception. Le taux d’escompte est 0 (zéro). Les pénalités de retard sont égales à une fois et demie le taux d’intérêt légal en vigueur à la date de la facture. Lorsque le voyage comprend au minimum deux prestations touristiques dont l’hébergement ou le transport, dépassant 24h ou incluant une nuitée, il s’agit d’un forfait dont le prix est calculé en fonction d’un nombre de nuitées, et non d’un nombre de journées entières. La durée totale du voyage s’entend : Du jour du départ à partir de l’heure de convocation à l’aéroport de départ ; Au jour du voyage retour jusqu’à l’heure d’arrivée à l’aéroport de retour. Modalités de paiement : L’agence accepte : les chèques sous réserve d’encaissement effectif, les règlements en espèce dans les limites légales, les paiements par carte bancaire sous réserve de la vérification de l’identité du porteur, les virements bancaires sur communication du RIB de l’agence. les chèques-vacances ANCV. Modalités de réservation : L’agence remet ou adresse par email au client, en agence, par voie électronique ou par téléphone le devis ou la proposition de voyage correspondant à la demande du Client. Après confirmation écrite du Client, MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO lui adresse le contrat de voyage par email ou par courrier postal, ou le lui remet en agence.<

2. LES PRIX

Tous nos prix sont indiqués par personne en euros et TTC ou précisés par rapport à un prix global divisé par le nombre de personnes. Conformément au régime de la TVA sur la marge applicable aux forfaits touristiques, nos contrats et factures ne mentionnent pas la TVA. Nos prix sont calculés de manière forfaitaire incluant un ensemble de prestations décrites dans le programme. Ils sont basés sur un certain nombre de nuits et ne correspondent pas nécessairement à un nombre déterminé de journées entières. Les prix ne comprennent pas : (sauf mention particulière au paragraphe « ce prix comprend »)

Les boissons aux repas pour les séjours en hôtel ou centre d’accueil. Dans la plupart des pays étrangers les hôteliers ne fournissent pas d’eau en carafe. Seules des bouteilles d’eau minérale payantes vous seront proposées.
Les boissons, pourboires et toutes dépenses de nature personnelle ;
L’assurance complémentaire ;
Les visites, excursions et spectacles facultatifs ;
Les repas libres à prévoir par les participants,
Les excédents de bagages,
Les frais de visa et de vaccination,
Les boissons au cours des repas y compris les bouteilles d’eau lorsque le prestataire ne dispose pas d’eau potable,
Tout service antérieur à l’enregistrement lors du départ ou postérieur au passage sous douane lors du retour.

Révision de prix : Le prix stipulé au contrat pourra être révisé à la hausse ou à la baisse, en vertu des dispositions de l’article L.211.12 du Code du Tourisme, relativement au taux de change des devises utilisées, au coût du transport notamment en raison du carburant ou d’autres sources d’énergie ou des taxes et redevances liées aux services de voyage.

La variation du taux de change, montant des taxes et redevances et/ou du coût du transport sera intégralement répercutée dans nos prix, selon la part indiquée ci-après : La variation du prix du transport, liée notamment à la variation du coût du carburant, s’appliquera donc sur : – 100 % du prix des prestations de transport – 100% du prix des forfaits séjour déduction faite du prix de la semaine supplémentaire – 50 % du prix des circuits d’une durée égale ou inférieure à 10 nuits – 30 % du prix des circuits d’une durée supérieure à 10 nuits
La variation du taux du devis mentionné dans le document contractuel s’appliquera, pour tous les produits concernés, sur : – 100 % du prix des nuits d’hôtel à la carte ou des prestations terrestres supplémentaires, le prix de la semaine supplémentaire en ce qui concerne les forfaits séjour, – 50 % du prix des circuits d’une durée égale ou inférieure à 10 nuits, – 70 % du prix des circuits d’une durée supérieure à 10 nuits.

Le taux de change pris en compte pour le calcul de la révision du prix sera celui obtenu par la moyenne des cours de la devise concernée pendant la quinzaine précédant la date du dernier versement à D-45. Conformément à l’article R211-9 du Code du tourisme, pour toute hausse supérieure à 8% et jusqu’à 20 jours du départ, le Client recevra sur un support durable les informations sur le détail de la variation du prix, ses conséquences sur le prix du forfait, le choix qui s’offre à lui d’accepter ou de refuser la hausse en annulant le contrat sans frais dans un délai raisonnable et les conséquences de son absence de réponse.

3. ABSENCE DE DROIT DE RETRACTATION ET DEMARCHAGE TELEPHONIQUE

En vertu de l’article L.221-28-12° du Code de la consommation, le droit de rétractation prévu en matière de vente à distance n’est pas applicable aux contrats ayant pour objet la vente de services d’hébergement, de transport, de restauration et de loisirs qui doivent être fournis à une date ou selon une périodicité déterminée. Une fois votre contrat de voyage validé, vous ne pourrez donc pas vous rétracter, mais seulement résoudre (annuler) votre engagement, moyennant d’éventuels frais selon la date où vous l’annulez. Si vos coordonnées téléphoniques sont recueillies, vous avez la possibilité de vous inscrire sur une liste gratuite d’opposition au démarchage téléphonique : http://www.bloctel.gouv.fr/

4. CESSION DE CONTRAT

Conformément à l’article L 211-11 du Code du Tourisme, vous avez la possibilité de céder le présent contrat tant que celui-ci n’a produit aucun effet, en prévenant l’Agence au plus tard sept jours avant le début du voyage, à une personne remplissant les mêmes conditions que vous. Les frais de cette cession seront communiqués au voyageur lors de sa demande et seront applicable par personne (justificatifs à disposition : CPV des hôtels, transporteurs etc.). Le cédant et le bénéficiaire de la cession demeurent solidairement tenus du paiement du solde du contrat et des frais de cession minimums suivants : Date de cession et frais de cession Plus de 120 jours avant le départ : 60 € par personne De 119 jours du départ : 120 € par personne Dans tous les cas, si les frais réels de cession sont supérieurs aux frais d‘agence ci-dessus, il sera dû par le Client le montant exact des frais supportés par MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO, sur présentation des justificatifs correspondants à la demande du Client.

5. FORMALITES ADMINISTRATIVES ET SANITAIRES

MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO fournira, uniquement pour les ressortissants français, les informations disponibles à propos des formalités administratives et sanitaires obligatoires pour le franchissement des frontières mais ne sera pas responsable de leur obtention ni de leur coût, sauf indication contraire lors de l’offre préalable et au contrat. Voyageurs étrangers Pour les ressortissants étrangers, en général le passeport est exigé, dans certains cas, visa du pays visité. Y compris les ressortissants d’autres pays de l’union Européenne, le client devra par lui-même s’informer auprès des autorités consulaires, et effectuer les démarches d’obtention de visas éventuellement requis pour les pays de transit / destination. Mineurs L’autorisation de sortie du territoire (AST) d’un mineur non accompagné par un titulaire de l’autorité parentale s’applique à tous les voyages individuels ou collectifs de l’enfant, dès lors que le mineur quitte le territoire français sans une personne titulaire de l’autorité parentale. Les voyageurs devront avoir pris soin d’être en règle avec les formalités d’entrée propres dans le pays de destination. Si celles-ci n’étaient pas remplies au moment du départ du fait du client, empêchant la réalisation du voyage, le montant du voyage ne pourrait être remboursé pour le participant concerné. Le Client doit impérativement communiquer au moment de la réservation le nom patronymique d’état civil tel qu’il figure sur les documents d’identité qui seront utilisés durant le voyage. Le livret de famille ne constitue jamais une pièce d’identité. ATTENTION : Vous devrez communiquer les mêmes informations (nom, prénom(s), date de naissance et sexe) à l’identique pour tous les documents requis pour l’accomplissement de votre voyage, notamment avec en cas de vols sur des compagnies américaines ou de voyage via ou à destination des USA. A défaut de respecter cette exigence, vous vous exposez à un refus d’entrée sur le territoire de transit ou de destination. Nous attirons votre attention sur le fait que les informations relatives aux formalités administratives et sanitaires qui vous seront communiquées peuvent évoluer jusqu’à la date de votre départ. Il est également conseillé de consulter régulièrement le site Internet www.diplomatie.gouv.fr. Nous pouvons être amenés à vous communiquer, au titre de notre obligation d’information, une note concernant certaines destinations particulièrement sensibles. Cette note ne constitue en aucun cas une décharge de responsabilité. MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO attire l’attention du Client sur le fait que tout voyage en avion, même en France ou dans la zone Schengen, nécessite une pièce d’identité individuelle avec photographie, en cours de validité. Nous vous conseillons de consulter régulièrement vos courriers électroniques ou votre téléphone portable afin d’être averti dans le cas de modification ou d’annulation de votre vol. Veuillez signaler tout changement d’adresse de courrier électronique ou numéro de téléphone. En cas de non transmission de vos modifications, MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO, ne peut être tenue pour responsable. Risques sanitaires MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO vous informera sur les formalités sanitaires obligatoires éventuelles à effectuer pour le pays de destination choisi. Nous vous invitons à consulter régulièrement les informations diffusées par les autorités compétentes sur les risques sanitaires et les préconisations en ce domaine, et notamment le site https://solidarites-sante.gouv.fr/sante-et-environnement/ Certaines précautions sanitaires, variables selon les pays visités, sont vivement conseillées, mais non obligatoires. MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO ne saurait être tenue pour responsable des problèmes de santé éventuels, en cours et après le terme du voyage en cas de non- respect des conseils sanitaires.

6. TRANSPORT AÉRIEN

Prix du billet, taxes d’aéroport et surcharges carburant MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO ne retient que des transporteurs offrant toutes les garanties de sécurité selon les normes européennes et internationales en vigueur. Conformément aux articles R.211-15 et suivants du Code du Tourisme, le voyageur est informé de l’identité du ou des transporteurs contractuels ou de fait, susceptibles de réaliser le vol acheté. Cette information est fournie sous la forme d’une liste de trois transporteurs maximum par tronçon. L’Agence informera le client de l’identité de la compagnie aérienne effective qui assurera le ou les vol(s) au plus tard lors de la conclusion du contrat. En cas de changement de transporteur, le client en sera informé par le transporteur contractuel ou par l’Agence, dès lors qu’ils en auront connaissance et au plus tard lors de l’enregistrement, ou de l’embarquement pour les vols en correspondance. En vertu de l’article 9 du Règlement européen 2111/2005 du 14 décembre 2005, la liste des compagnies aériennes interdites d’exploitation dans la Communauté Européenne peut être consultée en agence sur demande et sur le site Internet suivant : https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A14130. Emission immédiate Dans certains cas, les billets d’avions (vols internationaux et/ ou vols intérieurs) doivent être émis dès l’inscription, ils ne sont alors ni modifiables, ni remboursables. Seules les taxes pourront être remboursées (voir ci-dessous). Remboursement des taxes aériennes En cas d’annulation totale ou partielle d’un titre de transport pour quelque cause que ce soit et lorsque le voyageur n’a pas embarqué, les taxes aéroportuaires obligatoires sont remboursables. Si le voyageur fait la demande auprès de l’agence et hors demande en ligne, des frais de dossier d’un montant de 20% du montant des taxes d’aéroport seront prélevés par l’agence. Le remboursement intervient au plus tard trente jours à compter de la date de réception de la demande, qui peut être déposée par tout moyen, notamment en ligne. Horaires Les horaires des vols réguliers ou spéciaux peuvent être aussi matinaux que tardifs. Conformément à l’article L. 211-10 du Code du Tourisme, environ 8 jours avant votre départ pour les vols spéciaux, et 15 jours avant pour les vols réguliers, MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO transmettra au voyageur les documents nécessaires ainsi que les informations sur ses heures de départ et d’arrivée, et s’il y a lieu, l’heure limite d’enregistrement ainsi que les heures des escales et correspondances. Les heures, aéroports de départ et d’arrivée des transports, types d’appareils, compagnies de transport, itinéraires peuvent être modifiés par les transporteurs sans préavis. En raison des accords de partenariat commercial existant entre certaines compagnies aériennes (« code share »), le Voyageur pourra être amené à voyager sur une autre compagnie que celle prévue initialement. MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO conseille aux clients d’éviter de prendre des engagements le jour même et le lendemain des voyages aller et retour. Afin de ne pas impacter le bon déroulement du voyage en cas de retard ou d’annulation de vol, MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO fera en sorte de ne pas proposer un programme trop chargé ces jours-là. Nos forfaits sont basés sur un nombre de nuits, ne correspondant pas forcément à un nombre de jours entiers. Conditions d’exploitation / Retard ou annulation de vol Le transport aérien est soumis à des impératifs d’exploitation et de sécurité qui peuvent causer des retards indépendamment de la volonté de MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO. Le jour du vol, en cas de retard ou d’annulation de vol, le client doit se présenter au comptoir de la compagnie ou de son représentant afin de réserver sa place sur un autre vol et/ ou être pris en charge par la compagnie (repas, hôtel selon le cas). Conformément au Règlement européen 261/2004 sur le droit des passagers aériens, suite à un retard important ou annulation de vol, les voyageurs peuvent prétendre à une indemnité applicable selon les circonstances décrites dans ledit règlement. A la demande du client, MBF Evènementiel by VTO peut aider dans la démarche de demande d’indemnité. Vos bagages Selon les usages internationaux, le poids des bagages autorisé par passager est limité comme suit : – lignes régulières : la franchise de bagages par passager est de 20 kg, sauf sur certains vols domestiques opérés par de petits appareils sur lesquels la franchise est ramenée à 15 kg. – vols charters : franchise de 15 kg par passager. Bagages enregistrés : MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO vous conseille de ne placer ni bijoux, ni objets de valeur (appareil photos, caméscopes, papiers personnels, argent liquide, titres de paiement etc.) ni médicaments dans les bagages enregistrés en soute. Dans le cas contraire, MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO conseille d’effectuer une déclaration spéciale d’intérêt auprès de la compagnie aérienne lors de l’enregistrement. En cas de perte, de livraison tardive ou d’avarie de bagages, MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO recommande au Voyageur de faire dès son arrivée à l’aéroport une déclaration auprès du service bagages de l’aéroport puis de transmettre sa protestation écrite à la compagnie aérienne concernée et au plus tard 7 jours (avarie) et 21 jours (retard) à compter du jour où le bagage a été ou aurait dû être délivré. Le Voyageur devra fournir avec cette déclaration, la copie des documents suivants : les billets d’avion, le présent contrat, le billet d’enregistrement des bagages et le devis de remplacement ou de réparation. Dans ces cas, la compagnie aérienne est responsable des dommages, en vertu de la Convention de Varsovie du 12 octobre 1929 ou de Montréal du 28 mai 1999, qui comporte des limitations de garantie. Bagages en cabine : chaque compagnie a sa propre politique en ce qui concerne l’acceptation des bagages non enregistrés en soute. D’une manière générale un seul bagage est autorisé en cabine. Il doit être d’un poids inférieur à 5 kg et le total de ses trois dimensions (L – l – h) ne doit pas dépasser 115 cm sauf précisions particulières selon la compagnie. MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO vous invite à consulter le site de la Direction Générale de l’Aviation Civile (DGAC) pour prendre connaissance des mesures restrictives des liquides et des objet interdits de transport en cabine contenus dans vos bagages à main. http://www.developpement-durable.gouv.fr/Objets-interdits-ou-reglementes-en.html Durant le transport, les bagages à main demeurent en permanence sous la propre responsabilité des voyageurs. MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO ne saurait être tenue pour responsable de la confiscation ou de la destruction d’objets jugés dangereux par les services de sécurité aéroportuaires ou du non-embarquement de vos bagages pour cette raison. MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO ne peut en aucun cas être tenue pour responsable des objets oubliés lors du séjour et ne se charge pas de leur recherche ni de leur rapatriement. En cas d’excédent de bagage, le voyageur pourra avoir à acquitter une taxe variable en fonction de la compagnie et du parcours. Si un voyageur se voyait refuser l’embarquement de ses excédents de bagages, ceci ne donnera lieu, en aucun cas, à un dédommagement quelconque de la part de MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO. Informations passagers à transmettre L’identité et les informations personnelles des passagers devront être transmises dans des délais fixés par chaque compagnie. En cas de non transmission de ces informations dans les délais imposés, MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO ne saurait être tenu responsable de l’annulation des vols (disponibilité des places et maintien des tarifs). De plus, les informations transmises par le client concernant son identité devront être exactement conformes à celles indiquées sur la pièce d’identité qui servira à l’enregistrement du passager à l’aéroport. Toute erreur, notamment d’orthographe, de sexe ou encore de numéro de pièce d’identité, peut entrainer un refus d’embarquer de la part de la compagnie aérienne dont MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO ne saurait être tenu pour responsable. Le rachat d’un billet ou les frais d’annulation qui en découleraient seraient alors à la charge du passager. Les changements de nom de passagers quelques jours avant le départ sont généralement possibles mais peuvent être soumis à des frais fixés par la compagnie aérienne. Ces frais seront intégralement répercutés au voyageur. Démarches spécifiques Certains pays imposent l’exécution de démarches supplémentaires (gratuites ou payantes) pour obtenir l’autorisation d’entrée sur leur territoire (ex : ESTA pour les USA, AVE pour le Canada…). De la même manière, certaines compagnies aériennes imposent des démarches complémentaires (ex : formulaire pour les enfants de moins de 16 ans pour British Airways) qui ne peuvent être accomplies que par le passager lui-même ou son représentant légal. Le client est seul responsable de la bonne exécution de ces démarches et des informations transmises au cours de ces procédures. MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO ne saurait être tenu pour responsable de la mauvaise exécution de ces démarches ou de l’interdiction d’accès à un pays ou à un vol qui en découlerait. MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO informera les clients de ces démarches éventuelles. Informations sur les compagnies aériennes Le décret du 17 mars 2006 sur l’obligation d’information des voyageurs impose aux Agences et Tour Operators d’informer sur l’identité des compagnies aériennes avec laquelle ils ont contractualisé. En raison de l’exploitation des compagnies aériennes, un autre transporteur pourra assurer effectivement le ou les tronçons de vols. L’identité de la compagnie qui opère effectivement le vol sera alors précisé avant le départ ou au plus tard avant l’enregistrement. Si le voyageur décide d’annuler son voyage en raison de ces modifications, il sera soumis aux frais d’annulation contractuels et ne pourra prétendre à aucune indemnité de la part de MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO. Conformément à notre obligation, nous vous informons que la liste européenne des compagnies aériennes interdites peut être consultée sur le site https://ec.europa.eu/transport/mo- des/air/safety/air-ban_fr

7. TRANSPORTS EN AUTOCAR

Depuis 30 ans, MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO entretient un véritable partenariat avec des sociétés de transport par autocar en France et à l’étranger. Le service affrètement de MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO reste très attentif à la qualité de la prestation que nous vous fournissons. Nos prestataires autocaristes font l’objet d’un audit annuel concernant le respect rigoureux des règles de sécurité et techniques en vigueur ainsi que le suivi de procédures nous garantissant leur meilleure organisation. La réglementation des transports

Le temps de conduite continue ne peut excéder 4 h 30 sans interruption et 4 h durant la nuit. Le conducteur doit bénéficier d’une pause d’au moins 45 mn à l’issue de ce temps de conduite. Cette pause peut être fractionnée en deux périodes respectives de 15 mn et 30 mn. La durée de conduite journalière est limitée à 9 h avec possibilité de 10 h deux fois par semaine.
L’amplitude de la journée de travail d’un conducteur est limitée à 12 h mais peut être prolongée à 14 h sous certaines conditions d’aménagements. Lorsque 2 conducteurs sont présents à bord, l’amplitude maximale sur une journée de travail est de 18 h.
Le temps de repos journalier doit être égal à 11 h consécutives. Il peut être réduit à 9 h, trois fois par semaine.

Le personnel de conduite Il est le garant de votre sécurité. Les conducteurs suivent des programmes de formation réguliers qui garantissent leur professionnalisme technique. Les temps de conduite et l’organisation de leurs journées de travail font l’objet de règles strictes et intransgressibles. Aucune entorse ni négociation ne peut être faite à la législation des transports en vigueur. Nos dossiers de voyages sont généralement transmis au moins 15 jours avant le départ aux sociétés de transport. Si le programme devait être modifié, cela doit être fait OBLIGATOIREMENT en accord avec MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO. Pendant le voyage, nous vous conseillons de fixer un briefing quotidien avec le conducteur afin de le positionner en tant que partenaire essentiel de votre voyage. Les autocars Les véhicules utilisés subissent un contrôle technique poussé chaque semestre de la part d’organismes externes dûment mandatés par l’administration. Ils correspondent en tous points aux dernières normes de sécurité en vigueur et sont entretenus selon les normes des plus grands constructeurs d’autocars. Le conducteur assure quotidiennement un contrôle selon la réglementation en vigueur. Le nombre de places à bord du véhicule est variable mais normé afin de garantir un espace suffisant entre chaque siège. Nous attirons cependant votre attention sur le fait que le confort et l’espacement entre les sièges peut être impacté pour les véhicules disposant d’un nombre de places supérieur à 53 places. Le port de la ceinture de sécurité reste obligatoire pour tous les passagers. Pour les mineurs, le client responsable du groupe s’assure avant le départ et pendant le voyage que cette consigne est appliquée. Toilettes à bord de l’autocar Pour votre sécurité, l’utilisation des toilettes à bord de l’autocar ne peut avoir lieu lorsque le véhicule est en mouvement. En hiver, celles-ci peuvent s’avérer inutilisables. Pour votre confort de voyage, les toilettes à bord de l’autocar restant une solution d’urgence, nous vous conseillons de ne pas les utiliser. Votre conducteur s’arrêtera régulièrement, selon les dispositions règlementaires, privilégiant les aires équipées de toilettes publiques. Le tarif du transport en autocar Les tarifs de transport en autocar établis dans les forfaits sont calculés sur la base du programme défini et accepté par le client. Royaume-Uni : TRAVERSEES MARITIMES / EUROTUNNEL VTO informe les clients et participants que les départs et arrivées vers/de le Royaume-Uni en autocar sont assurés – pour la traversée de la Manche – indifféremment par voie maritime (ferry) ou ferroviaire (Eurotunnel).

8. CONDITIONS D’HEBERGEMENT ET RESTAURATION

A – HÉBERGEMENT EN FAMILLES HÔTESSES Vous avez fait le choix d’être hébergés en famille hôtesse. Tous nos centres sont reconnus par l’administration du pays concerné. Nos prestataires sur place font une sélection scrupuleuse de ces familles. Cependant, il ne s’agit en aucun cas d’une prestation hôtelière normée. Ce choix d’hébergement induit de rentrer dans l’intimité de familles ayant une autre culture et la perception des choses peut être différente en fonction des personnes, notamment en termes de confort ou de nourriture ou tout simplement culturellement. Les participants prennent l’engagement d’adopter un comportement respectueux des lois du pays, des personnes, de leur niveau social et des usages culturels des familles hôtesses. En cas de litige, si le comportement d’un participant devait être tel que ses hôtes refusent de l’héberger, MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO se réserve le droit d’interrompre immédiatement son séjour, ou selon le cas de le reloger. Les frais éventuels de relogement et/ou de retour restent à la charge du client. Remplacement d’un participant Un remplacement de participant après l’envoi de la liste des voyageurs est soumis à validation de MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO. Liste des familles La répartition de votre groupe dans les familles vous est envoyée quelques jours avant le départ. Attention, nous devons parfois faire face à des changements de dernière minute ! Ces modifications sont dues au désistement de certaines familles (cause événement imprévu : maladie, raisons familiales…) qui engendre un bouleversement de tout le planning. Ces changements de dernière minute sont inévitables et gênants pour nous tous. Nous devons composer avec et nous adapter le mieux possible en gardant notre calme et notre bonne humeur. Organisation de l’accueil Les familles hôtesses accueillent les élèves le premier jour. Pour les jours suivants, afin de rejoindre le ou les points de rencontre, lorsque le trajet peut se faire à pied (10 à 15 mn), les familles indiqueront leur chemin aux participants afin qu’ils s’y rendent seuls (sauf disposition contraire prévue au contrat). L’autocar effectuera un ramassage quotidien reliant les différents points de rencontre matin et soir. Les participants sont généralement hébergés par groupes de 2, 3 ou 4. Ce nombre peut, de manière très exceptionnelle, être plus important à certaines périodes de l’année. De manière très ponctuelle, il se peut que le prestataire ait à faire appel aux services de taxis pour permettre aux élèves de faire le trajet entre le point de rencontre et la famille hôtesse. Ceci peut être le cas par exemple en cas d’arrivée tardive du groupe au point de rencontre ou d’empêchement personnel de la famille hôtesse. Composition des familles hôtesses La composition de la structure familiale de vos hôtes n’est pas normée. Il peut s’agir d’une personne seule, d’un couple avec ou sans enfant, de personnes retraitées ou en activité. Par ailleurs, les familles peuvent être de toute origine religieuse ou ethnique, et de diverses classes sociales ou catégories sociaux professionnelles. Une fois dans la famille, à chacun de trouver de nouveaux repères en respectant les règles de vie de la famille (agencement des chambres, mode de vie : horaires, tabac, animaux). Il est donc essentiel de préparer l’ensemble des participants à cette rencontre et aux différences qu’ils seront amenés à côtoyer. Allergies / régimes alimentaires Nous transmettons en amont toutes les informations reçues de votre part concernant les allergies ou régimes alimentaires des participants. Toutefois, il serait bon, à votre arrivée sur place, de rappeler les allergies et régimes essentiels au correspondant local et aux familles hôtesses concernées. Ceci permettra de s’assurer au mieux de la bonne compréhension de ces différents éléments et du bon déroulement du séjour pour tous. Sorties nocturnes Les sorties nocturnes sont strictement interdites, et ce, quel que soit l’âge des élèves. La responsabilité de MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO ne saurait être engagée si cette consigne n’était pas respectée par les élèves. Il est demandé aux professeurs / accompagnateurs d’en informer les participants et de veiller au respect de cette règle. Correspondants locaux et communication Les correspondants locaux dont les coordonnées sont indiquées sur le contrat sont à votre service pour optimiser la communication, et par conséquent les bonnes relations, entre votre groupe et les familles. C’est avec eux que vous devez régler sur place tout ce qui se rapporte aux familles d’accueil. Dans le cas où des élèves vous feraient part de difficultés rencontrées au sein de leur famille hôtesse, nous vous incitons vivement à communiquer au mieux avec le correspondant local et la famille concernée. Il est extrêmement important de discuter avec chaque intervenant et avec les élèves. Les différences de perception des uns et des autres, et les difficultés de communiquer dans la langue du pays peuvent expliquer beaucoup de mal entendus. Par ailleurs, il peut être essentiel dans certains cas, d’aller constater vous-mêmes au sein de la famille hôtesse, avec son accord et celui du correspondant local, les faits relatés par les élèves. Nous vous remercions d’entretenir au mieux cette bonne communication entre tous les acteurs du séjour, car elle contribue réellement à la bonne expérience de tous. Si vous le jugez utile, vous pouvez bien sûr contacter MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO aux numéros de téléphone qui vous seront fournis avant le séjour. Si une difficulté persiste, il est essentiel que nous soyons informés de la situation afin que nous puissions également agir en conséquence de notre côté. B – HÉBERGEMENT EN HÔTEL OU AUBERGE DE GROUPES Vous avez fait le choix d’être hébergés à l’hôtel ou en auberge de jeunesse. Les établissements que nous sélectionnons proposent généralement des chambres ou dortoir à partager. Les centres accueillent de nombreuses personnes. Il est demandé de respecter le calme et le repos de chacun, ainsi que le règlement intérieur d’une manière générale. Les professeurs – accompagnateurs sont responsables de la discipline du groupe et de la bonne image de leur établissement. Les élèves sont hébergés en chambres multiples, les accompagnateurs en chambres doubles ou exceptionnellement triples. Des chambres individuelles sont quelquefois possibles dans certains établissements (en nombre limité) moyennant un supplément. Taxe de séjour et frais de caution : de plus en plus d’établissements demandent des taxes de séjour et frais de caution dont le client devra s’acquitter à la demande de l’hôtelier. Le contrat précisera ces points. C – REPAS Repas au restaurant ou en cafétéria L’accompagnateur se présente d’abord au responsable du restaurant pour lui annoncer le groupe. La plupart du temps, l’eau est servie en carafe. Toute boisson autre est à payer sur place. Des menus type groupes sont établis à l’avance par les différents établissements. MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO fait en sorte de diversifier les menus et signale toutes les allergies et habitudes alimentaires. Le prix des repas étant toujours calculé au plus juste, toute modification ou demande particulière sera facturée à l’établissement. Les accompagnateurs disposent des mêmes repas que les élèves : la cafétéria n’est jamais tenue de leur offrir ni le vin, ni le café, même si beaucoup le font par geste commercial vis à vis de MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO. Le volume d’activité de certaines chaînes de restauration, pendant les périodes chargées, peut engendrer en dernière minute des modifications des prestations convenues. Paniers-repas et repas en familles hôtesses Les paniers-repas n’ont pas le but de se substituer à un repas pris au restaurant. Cette solution permet une souplesse d’adaptation à votre programme (heure du déjeuner, durée, lieu…). Selon les coutumes de chaque pays, le contenu peut manquer d’originalité et être très différent en qualité, mais MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO demande systématiquement aux familles de veiller à la quantité. Pour les repas pris en familles hôtesses, l’appréciation peut dépendre des goûts et des habitudes alimentaires de la famille et du pays. Dans certains pays, les familles prenant leur dîner très tôt, les repas en soirée des élèves peuvent être pris indépendamment de celui de la famille hôtesse. D – RITES RELIGIEUX Même si quelques adaptations demeurent possibles notamment en termes de contenu de repas de type végétariens, les rites religieux de chacun ne peuvent être pris en compte dans l’organisation des familles d’accueil ou des lieux d’hébergement pour diverses raisons. Nous vous remercions d’en prendre bonne note.

9. ASSURANCES

A – ASSURANCE RESPONSABILITE CIVILE MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO, est immatriculé au registre des Opérateurs de Voyages et de Séjours sous le numéro IM 012 11 0004. Assurance Responsabilité Civile Professionnelle : ALLIANZ IARD – 81033 – 5C Esplanade Charles de Gaulle – 33081 Bordeaux Cedex – N° de contrat : 59958243. Cette assurance couvre les dommages corporels, matériels et immatériels qui pourraient être causés aux participants des voyages par suite de carence ou de défaillance de nos services. B – ASSURANCES COMPLEMENTAIRES (voir fiche assurance annexe). MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO n’inclut aucune assurance dans les prix des prestations proposées et recommande au Client de souscrire au moment de sa réservation un contrat d’assurance et/ou d’assistance. L’assurance-annulation : elle couvre certains cas d’annulation par le Voyageur auquel elle permet d’obtenir le remboursement des frais d’annulation facturés par l’Agence ; L’assistance-rapatriement : elle permet l’assistance sur place et/ou le rapatriement du Voyageur en cas d’incident ou accident pendant le voyage. Le Voyageur aura la possibilité de souscrire une assurance auprès de l’un de nos partenaires dont les conditions lui seront présentées à sa demande. En cas de souscription d’un contrat d’assurance, la police d’assurance souscrite par le Voyageur lui sera adressée. En tout état de cause, il lui appartient de prendre complètement connaissance du contrat d’assurance, et notamment les clauses d’exclusions, de limitations ou fixant les modalités d’applications de l’assurance avant d’y souscrire. Le montant de la souscription de l’assurance demeure systématiquement acquis à l’Agence et il n’est pas possible de prétendre à son remboursement, sauf en cas d’annulation du contrat par l’Agence sans faute du Voyageur. Les déclarations de sinistre se font directement auprès de la compagnie d’assurance, en respectant les termes et délais du contrat d’assurance souscrit. Si le Voyageur justifie d’une garantie antérieure pour les risques couverts par l’assurance souscrite, il a la possibilité de résilier sans frais cette assurance dans un délai de quatorze (14) jours tant qu’aucune garantie n’a été mise en œuvre. Dans ces conditions, l’Agence remboursera la prime sans frais et pénalités.

10. VISITES

Pour les groupes scolaires, certains sites exigent que la demande de réservation émane directement de l’établissement scolaire afin d’obtenir l’accès gratuit ou à tarif réduit, ou tout simplement parce qu’ils ne veulent pas traiter avec les agences de voyages. MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO vous informera de ce procédé dès le devis et ne pourra être tenu responsable, d’un oubli de réservation, d’un refus de visite ou de tarif spécifique de la part du site.

11. RETARD

Dans le cas où le Client anticipe un retard supérieur à 15 mn de son fait, il se doit de prévenir le correspondant de MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO le plus tôt possible. Ce dernier mettra tout en œuvre pour assurer le service réservé dans les meilleures conditions possibles. MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO se tient à la disposition du client sur le numéro d’urgence pour gérer au mieux ce type de situation.

12. RESPONSABILITE DES VOYAGEURS

A – Les voyageurs s’engagent à respecter les formalités de police et de douanes du pays visité, ainsi que d’être en possession des documents d’entrée nécessaires. En cas d’impossibilité d’obtenir ou de présentation des pièces requises, le voyageur ne pourra prétendre à aucun remboursement et sera entièrement responsable des frais occasionnés. En cas d’impossibilité de poursuivre le voyage dans les conditions prévues au contrat du fait du Client, celui s’engage à prendre à sa charge tous les frais de nouvelles réservations ou d’adaptation du programme en cours et ne pourra prétendre à aucun remboursement pour les prestations annulées, et ce pour quelque raison que ce soit. B – Les bagages font l’objet de tous nos soins et sont transportés dans la limite de la place disponible. Aucune assurance bagages n’est incluse dans nos prix (sauf mention contraire). Nous déclinons toute responsabilité en cas de perte, détérioration ou vol, ainsi que des objets et effets laissés et oubliés dans la cabine des autocars. Le client s’engage à informer les participants de ne laisser aucun objet personnel dans la cabine passager lors des stationnements, car ceux-ci ne seraient pas couverts par l’assurance de MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO en cas de vol ou détérioration. C – DISCIPLINE Les voyageurs ou représentants légaux des élèves sont pleinement responsables d’éventuels faits comme : vandalisme, dégradations volontaires, vols, bagarres au cours du voyage. Nous nous réservons le droit de refuser l’inscription ou d’interrompre immédiatement le voyage à toute personne dont la tenue, la conduite, l’état physique ou mental serait de nature à nuire au bon déroulement du voyage ou à enfreindre les lois du pays. Les frais de rapatriement et de relogement sont à la charge du Client. Aucun remboursement des prestations annulées ou perdues ne sera envisageable. D – AUTORISATIONS ADMINISTRATIVES Avant chaque départ, le Client devra s’assurer qu’il dispose de toutes les autorisations administratives en vigueur de la part de l’administration à laquelle il est rattaché, pour lui, les membres de son groupe et les éventuels accompagnateurs bénévoles qu’il aura choisis. E – SÉJOUR AVEC TRANSPORT À LA CHARGE DU CLIENT Dans le cadre d’un séjour où le Client fait le choix de réserver lui-même une partie ou la totalité des modes de transport, ces prestations demeurent sous l’entière responsabilité du client. MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO ne saurait être tenu responsable de la non-exécution de services à sa charge, suite au retard d’un mode de transport réservé directement par le client. En cas d’annulation totale ou partielle des prestations du séjour en raison d’un retard de transport à la charge du client, aucun remboursement ne sera envisageable.

13. FRAIS D’ANNULATION

Si le client souhaite annuler son voyage, il devra effectuer une demande d’annulation adressée par écrit à MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO (lettre recommandée avec accusé de réception ou courriel à l’adresse mail du conseiller voyage). La date de réception de la lettre recommandée, ou du courriel sera la date retenue pour l’annulation. Conformément à l’article 211-14-I du Code du Tourisme, MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO appliquera des frais appropriés à toute demande d’annulation. Ces frais seront indiqués sur le devis et le contrat. La cotisation de l’assurance-voyage annulation et certains services (visas, billetterie spectacle/loisirs) ne sont jamais remboursables. Si une assurance-annulation a été souscrite par le Client, l’annulation du contrat ne le dispense pas du respect du calendrier de paiement du prix ci-dessus et du paiement des frais d’annulation contractuels ; toute procédure de remboursement par l’assurance ne peut être entamée qu’à cette condition. A la demande du voyageur, le professionnel justifie le montant des frais de résolution. Le voyageur peut résoudre le contrat avant le début du voyage sans payer de frais de résolution si des circonstances exceptionnelles et inévitables survenant au lieu de destination ou à proximité immédiate, ont des conséquences importantes sur l’exécution du contrat ou sur le transport. Dans ce cas, le voyageur a droit au remboursement intégral des paiements effectués mais pas à un dédommagement supplémentaire. Les frais d’annulation peuvent être couverts par les assurances (voir information assurance). Exceptions : – L’affrètement d’un avion pour le groupe peut entraîner le paiement de la valeur totale de l’affrètement. – Les vols départ province sont achetés dès la réservation et sont non remboursables. – Pour certains voyages, les conditions d’annulation peuvent être différentes. Dans ce cas-là, elles figurent directement sur votre contrat. Tout voyage interrompu, ou abrégé, ou toute prestation terrestre non consommée, du fait du client, pour quelque cause que ce soit, ne donne lieu à aucun remboursement. Aucun remboursement ne peut intervenir si le client ne se présente pas aux heures et lieux mentionnés sur la “fiche instructions départ”, de même s’il ne peut présenter les documents de police ou de santé exigés pour son voyage (passeport), visas, carte d’identité, certificat de vaccinations…). MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO ne peut être tenu pour responsable d’un retard de préacheminement aérien, ferroviaire ou terrestre qu’elle n’a pas fourni et qui entraînerait la non présentation du passager au départ, pour quelque raison que ce soit, même si ce retard résulte d’un cas de force majeure, d’un cas fortuit ou du fait d’un tiers.

14. MODIFICATION ET ANNULATION par MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO

Si par impossibilité MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO se trouve dans l’obligation après inscription de modifier le contrat dans l’un de ses éléments essentiels, ou de l’annuler, il en avertira le client le plus rapidement possible par tout moyen à sa disposition. Le client ne pourra prétendre à aucune indemnité si l’annulation du voyage est imposée par des circonstances exceptionnelles et inévitables. Les dispositions du présent article ne sauraient être invoquées pour les annulations de voyages et circuits requérant un nombre minimum de participants et signalées comme tels. Les conditions de leur annulation éventuelle étant précisées ci-après. Voyages et circuit requérant un nombre minimum de participants. L’attention du client est attirée sur le fait que le nombre minimum de participants pour nos voyages est mentionné sur chaque devis. A défaut de réunir ce nombre de participants, nous nous réservons la possibilité d’annuler le voyage 20 jours avant la date de départ, pour un séjour de +de 6jours ; 7 jours avant la date de départ pour un séjour de 2 à 6 jours ; 48 heures avant la date de départ pour un séjour de 2 jours maximum. Dans ce cas, il sera procédé au remboursement intégral au client des sommes versées sans aucune indemnité de part et d’autre. MODIFICATIONS PARTICULIERES En raison des aléas toujours possibles dans les voyages, en particulier à l’étranger, les participants sont avertis que ce qui leur est décrit constitue la règle mais qu’ils peuvent constater et subir des exceptions dont nous les prions, par avance, de nous excuser. Les fêtes, tant civiles que religieuses, les grèves et les manifestations dans les pays visités sont susceptibles d’entraîner des modifications dans les visites ou excursions.

15. RESPONSABILITE DE MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO

MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO est responsable de plein droit de la bonne exécution des prestations du contrat. Toutefois, MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO peut s’exonérer de tout ou partie de sa responsabilité en apportant la preuve que l’inexécution ou la mauvaise exécution du contrat est imputable soit au voyageur, soit à un tiers étranger à la fournitures des services de voyages et revêtant un caractère imprévisible ou inévitable, soit à des circonstances exceptionnelles et inévitables (guerre, attentat, émeute, révolution, catastrophe nucléaire, évènements climatiques ou naturels tels que cyclone, tremblement de terre, tsunami, tornade, nuage, vent de sable, épidémie, pandémie et leurs conséquences etc.) . En cas d’application de sa responsabilité de plein droit du fait de ses prestataires au sens de l’article précité, les limites de dédommagement prévues à l’article L. 211-17-IV du Code du Tourisme, notamment lorsque des conventions internationales circonscrivent les indemnisations dues par ces prestataires trouveront à s’appliquer. Dans les autres cas, le contrat peut limiter les dommages-intérêts éventuels à trois fois le prix total du voyage (sauf préjudices corporels et fautes intentionnelles ou par négligence). Ainsi, MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO apportera l’aide nécessaire au voyageur en difficulté, directement ou via son représentant local mais ne pourra être déclarée responsable des défauts d’exécution des prestations prévues au contrat et ne sera tenue à aucune indemnisation, dans les cas suivants :

Annulation d’un départ, modification d’horaire ou d’itinéraire, indisponibilité des prestations prévues au contrat etc. provoqués par des événements indépendants de sa volonté au sens de l’article L. 211-16 du Code du Tourisme,
Retard dû à un préacheminement terrestre, aérien ou ferroviaire non organisé par MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO, ayant entraîné le retard ou l’absence du client au départ de son voyage, pour quelque raison que ce soit,
Non-présentation par le voyageur de ses pièces ou documents administratifs ou de police et de santé à jour exigés pour l’accomplissement de son voyage (passeport, visa, autorisation de sortie des enfants mineurs…),
Perte ou vol des billets d’avion sous la garde du client,
Non-présentation du voyageur au départ.

Avant le début du voyage, MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO peut notifier au voyageur et dans les meilleurs délais la résolution (annulation) du contrat en raison de circonstances exceptionnelles et inévitables et procèdera au remboursement du voyage sans frais, dans un délai maximum de 14 jours mais ne pourra prétendre à un dédommagement supplémentaire. Lorsque le retour du voyageur est rendu impossible par des circonstances exceptionnelles et inévitables, MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO prendra à sa charge les frais d’hébergement nécessaire pendant le temps d’attente et pour une durée maximale de trois nuitées. Aucune limitation de durée n’est applicable aux femmes enceintes, personnes à mobilité réduite, enfants non accompagnés et personnes nécessitant une assistance médicale spécifique qui ont dûment prévenu MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO de leurs besoins au moins 48h avant le début du contrat. Sauf en cas de préjudice corporel, les actions en responsabilité sont prescrites par deux ans.

16. INFORMATIONS GENERALES

Hôtellerie : nous retranscrivons la classification des hôtels par étoile ou par catégorie effectuée par les ministères de tourisme locaux selon des normes qui sont différentes des normes françaises. Les critères gardent toute leur signification mais aucun parallèle ne doit être fait d’un pays à l’autre. Il est conseillé à chaque participant de se procurer la carte européenne d’assurance maladie auprès de sa caisse primaire d’assurance maladie.

17. INVALIDITE D’UNE CLAUSE

Si l’une des stipulations de la présente information est nulle au regard d’une règle de droit en vigueur ou d’une décision judiciaire devenue définitive, elle sera réputée non écrite mais toutes les autres clauses continueront à s’appliquer.

18. QUALITE DU VOYAGE

Le client aura en sa possession une « fiche d’appréciations » sur laquelle il notera les éventuels manquements aux obligations prévues qui pourraient survenir pendant le voyage. Les délégués permanents sur place ont le pouvoir et la mission de rechercher la meilleure solution pour la satisfaction du client avec l’utilisation d’un protocole de transaction.

19. VOYAGEURS À MOBILITÉ RÉDUITE

Nos voyages ne sont pas tous accessibles aux personnes à mobilité réduite. Avant chaque réservation, le client devra valider avec MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO l’accessibilité et les disponibilités des sites, des hébergements et des moyens de transport. En cas d’équipements particuliers (UFR), le client devra déclarer à MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO les particularités de celui -ci (dimensions, présence de batteries électriques…).

20. DEMANDES PARTICULIERES – SANTÉ – ALLERGIES – RELIGION

Toute demande particulière concernant la prise en charge d’une personne souffrant d’un problème médical (diabète, allergies alimentaires…) nécessitant un équipement spécifique (frigo dans l’autocar, hébergement adapté…) ou la fourniture de repas particuliers devra être transmise à MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO le plus tôt possible et au plus tard à l’édition du contrat de voyage. Il en va de même des participants souhaitant une adaptation particulière pour la pratique d’une religion. MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO mettra tout en œuvre pour accueillir ces personnes, mais selon les conditions d’hébergement, de restauration et de transport, ces demandes ne pourront être systématiquement satisfaites ou pourront nécessiter un supplément tarifaire ou une adaptation de la part du participant (ex : repas végétariens, fourniture de ses propres repas dans le cas d’une allergie alimentaire, hébergement de l’élève concerné avec un adulte du groupe…). Dans le cas d’un handicap, d’une allergie lourde ou d’un problème médical sérieux, le client s’engage à transmettre tous les éléments techniques nécessaires (PAI par exemple) par écrit et traduit dans la langue du pays d’accueil, afin de faciliter la transmission des informations aux prestataires et de sécuriser au maximum l’accueil du participant concerné.

21. PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

Dans le respect des termes du Règlement Général de Protection des données (RGPD), le voyageur est informé que sa commande fait l’objet d’un traitement nominatif informatisé. Les informations personnelles recueillies (nom-prénom – date de naissance – adresse – coordonnées téléphoniques & électroniques – numéro de passeport) sont justifiées par la conclusion du contrat de voyage et permettent à l’Agence et ses partenaires (hôtels, compagnies aériennes), de traiter et d’exécuter la commande. L’exercice du droit d’accès, de rectification, de suppression et de portabilité garantie par le RGPD doit être exercé par écrit auprès de MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO à l’adresse mail suivante : contact@vtovoyages.com. Le demandeur sera tenu de justifier de son identité.

22. RECLAMATIONS

En vertu des dispositions des articles L.211-16-II et R.211-6-5° du Code du Tourisme, le Voyageur doit signaler sur place au représentant de l’Agence et dans les meilleurs délais toute non-conformité qu’il pourrait constater pendant son voyage ou son séjour. Le défaut de signalement sur place pourra influer sur l’éventuel droit à dédommagement ou remboursement du Client. A son retour, le client pourra s’adresser au service client de MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai de 20 jours accompagné de tous les justificatifs probants. Lors d’un litige avec MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO et si vous n’avez pas obtenu une réponse commerciale satisfaisante après 60 jours, vous pouvez, avant de saisir une instance judiciaire, solliciter l’avis de la Médiation Tourisme et Voyages : BP 80303-75823 Paris Cedex 17 (site Internet : www.mtv.travel) La saisine du Médiateur du Tourisme est gratuite pour le voyageur et peut se faire dans un délai d’un an à partir de la date de la réclamation écrite à MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO.

23. LOI APPLICABLE

Les présentes conditions de vente et les contrats de voyage sont régis par le droit français. MBF Evènementiel by VTO © 2023Les présentes conditions de vente et les contrats de voyage sont régis par le droit français. MBF Evènementiel by VTO © 2023

Conditions Générales de Prestations de Services événementiel

PRÉAMBULE

ARTICLE 1 – Définitions

ARTICLE 2 – Champ d’application

ARTICLE 3 – Commande / Contrat

ARTICLE 4 – Honoraires

ARTICLE 5 – Modalités de paiement

ARTICLE 6 – Délai de paiement

ARTICLE 7 – Pénalités de retard

ARTICLE 8 – Résolution du contrat

ARTICLE 9 – Obligations de l’agence

ARTICLE 10 – Obligations du client

ARTICLE 11 – Modification par le client

ARTICLE 12 – Conditions d’annulation

ARTICLE 13 – Assurances

ARTICLE 13 – Assurances

ARTICLE 14 – Responsabilités

ARTICLE 15 – Force majeure

ARTICLE 16 – Propriété intellectuelle ; droit d’auteur

ARTICLE 17 – Données personnelles et droit à l’image

ARTICLE 18 – Réclamations et litiges

CONDITIONS PARTICULIERES DE VENTE RESERVEES AUX GROUPES

Préambule :

1. INSCRIPTION

2. LES PRIX

3. ABSENCE DE DROIT DE RETRACTATION ET DEMARCHAGE TELEPHONIQUE

4. CESSION DE CONTRAT

5. FORMALITES ADMINISTRATIVES ET SANITAIRES

6. TRANSPORT AÉRIEN

7. TRANSPORTS EN AUTOCAR

8. CONDITIONS D’HEBERGEMENT ET RESTAURATION

9. ASSURANCES

10. VISITES

11. RETARD

12. RESPONSABILITE DES VOYAGEURS

13. FRAIS D’ANNULATION

14. MODIFICATION ET ANNULATION par MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO

15. RESPONSABILITE DE MBF EVÈNEMENTIEL BY VTO

16. INFORMATIONS GENERALES

17. INVALIDITE D’UNE CLAUSE

18. QUALITE DU VOYAGE

19. VOYAGEURS À MOBILITÉ RÉDUITE

20. DEMANDES PARTICULIERES – SANTÉ – ALLERGIES – RELIGION

21. PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

22. RECLAMATIONS

23. LOI APPLICABLE

Donnez du sens à votre évènenement

Tél. 05 65 77 96 06

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RESERVEES AUX GROUPES

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